À retenir
- Le forum se prépare dès le début de l'été.
- Des visuels percutants, des flyers avec un QR code, un stand qui bouge.
- Des bénévoles briefés, souriants, qui vont au-devant des visiteurs.
- Engager tout de suite : une séance d'essai offerte.
- Relancer sous quarante-huit heures, et mesurer.
Sommaire
Le rendez-vous de l'année
Le forum des associations est un événement incontournable. Il a lieu à la rentrée, ce qui impose son calendrier : les actions qui le préparent passent en priorité dans votre plan, de la conception des flyers à la réservation du matériel de démonstration. Un stand improvisé, tenu par une seule personne derrière une table, ne recrute personne ; un stand préparé, animé et accueillant peut remplir les groupes de la saison.
Avant le forum
- Mobiliser la communautéDès juin, constituez l'équipe : des bénévoles, des enseignants, quelques jeunes du club, et un planning par créneau de la journée.
- Préparer des visuels percutantsAffiches, banderoles, oriflammes aux couleurs du club : on doit repérer votre stand de loin.
- Imprimer assez de flyersUne proposition de valeur claire, trois ou quatre atouts, un appel à l'action, et un QR code vers l'inscription ou la séance d'essai. Un QR code propre au forum vous dira ce qu'il a rapporté.
- Préparer une offre d'accueilUne séance d'essai offerte, une carte découverte, une remise pour une inscription le jour même : un prétexte à agir tout de suite.
- Annoncer votre présenceSur les réseaux sociaux du club, avec les mentions et les mots-dièse du forum, et dans un e-mail à vos membres pour qu'ils en parlent autour d'eux.
- Briefer l'équipeHoraires des cours, niveaux, tarifs, modalités d'inscription : chaque personne sur le stand doit donner la bonne information. Ce qu'elle ne sait pas, elle le note et on rappelle.
Sur le stand
- Aller au contact : ne restez pas assis derrière la table. Saluez, engagez la conversation, posez une question à l'enfant autant qu'au parent.
- Sourire, toujours : le sourire n'est pas en option, même en fin de journée.
- Animer : une démonstration, un mini-terrain, un jeu, un défi à relever. Un stand qui bouge attire les regards.
- Engager immédiatement : proposez la séance d'essai offerte, avec une date et une heure, plutôt qu'un simple « passez nous voir ».
- Recueillir les coordonnées, avec l'accord des personnes, pour les recontacter.
- Demander comment on a connu le club : vous saurez ce qui fonctionne.
Après le forum
- Relancer sous quarante-huit heures : un e-mail ou un SMS à chaque contact, avec le lien d'inscription ou la date de sa séance d'essai.
- Rappeler la séance la veille, par SMS.
- Accueillir les nouveaux : une séquence de bienvenue, un parrain parmi les anciens, une invitation à la première animation.
- Mesurer : le nombre de contacts, de séances d'essai, d'inscriptions, et les scans du QR code du forum.
- Faire le bilan en équipe : ce qui a marché, ce qu'il faudra changer l'an prochain.
Le forum, et le reste de l'année
Le forum n'est qu'un canal parmi d'autres. Les portes ouvertes, les partenariats avec les écoles, la fiche Google, le parrainage par vos membres prennent le relais toute l'année. Pour l'ensemble des canaux : attirer de nouveaux adhérents ; pour vos supports : le flyer qui se mesure ; pour l'accueil : les dix commandements de l'accueil.
À télécharger
Yannick Ferret
Fondateur d'AppSport, entraîneur de tennis Diplômé d'État Supérieur, conférencier, consultant et formateur en management et marketing des organisations sportives, auteur de La Boîte à outils marketing des clubs de tennis et de La Boîte à outils marketing des Associations Sportives.
Ce guide reprend et actualise les chapitres « Les canaux d'attraction », « Le flyer » et « Les 10 commandements de l'accueil » de son livre La Boîte à outils marketing des clubs de tennis.
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