La convention de parrainage, article par article

Pourquoi une convention

Le sponsoring, ou parrainage, est un échange : un soutien contre une prestation publicitaire. La convention scelle l'accord, fixe les engagements de chaque partie et prévoit les conditions de leur exécution. Elle évite les malentendus (« Je pensais que mon logo serait aussi sur les maillots »), sécurise les versements, et facilite le bilan avant le renouvellement. Elle distingue aussi clairement le sponsoring du mécénat, qui ne comporte pas de contrepartie publicitaire.

Les parties et le préambule

La convention identifie d'abord les deux parties : l'association (son nom, son statut d'association loi 1901, son siège, son représentant et sa fonction) et la société (sa dénomination, sa forme juridique, son siège, son représentant). Le préambule rappelle l'objet de l'association, et indique que la société, après avoir pris connaissance du projet ou de l'action portés par le club, souhaite y apporter son soutien.

Les articles essentiels

1. 1L'objetL'association s'engage à réaliser tel projet ou telle action, à telle date ou sur telle période, et à promouvoir à cette occasion, auprès de ses membres et de son public, les marques ou les produits de la société. La société s'engage à y apporter son concours.
2. 2Les obligations de l'associationLe déroulé et le calendrier de l'action, et surtout les modalités précises de la promotion : logo sur tels supports, mentions sur le site et les réseaux, panneaux, présence lors de tel événement. Au titre de cette prestation, l'association émet une facture conforme à la législation fiscale.
3. 3Les obligations de la sociétéLe montant versé et son calendrier, à des dates précises ou à des étapes du projet. Et, le cas échéant, le matériel, les locaux ou le personnel mis à disposition, ou les prestations réalisées pour le club, avec leur valeur, facturées selon les règles fiscales.
4. 4Les règlements financiersQuand une partie du soutien prend la forme de mises à disposition ou de prestations, chacun facture l'autre. Pour éviter des paiements croisés, les parties peuvent convenir d'une compensation : seul le solde net est réglé.
5. 5L'exclusivitéLe club peut chercher d'autres partenaires pour la même action, à condition qu'ils n'opèrent pas dans le même secteur et ne soient pas concurrents de la société, ou seulement avec son accord écrit.
6. 6L'assuranceL'association déclare que ses activités et ses membres sont couverts par une assurance responsabilité civile, auprès de telle compagnie.
7. 7La duréeUne durée en mois à compter de la signature, des dates précises, ou toute la durée du projet.
8. 8La résiliationEn cas de manquement d'une partie à ses engagements, ou de cessation d'activité, notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception. La convention précise si une indemnité est due, et comment elle se calcule.
9. 9Les litigesQui tranche un désaccord, quelle juridiction, et si sa décision peut faire l'objet d'un recours.

La convention se signe en deux exemplaires, datée, avec le nom et la fonction de chaque signataire. Les détails (liste des contreparties, valeur des prestations, calendrier) peuvent figurer en annexe.

Les bons réflexes

• Décrire précisément chaque contrepartie : où, quand, combien de fois, sous quelle forme. C'est ce qui évite les déceptions.
• Prévoir un bilan : quelques indicateurs partagés avec le partenaire (visibilité, participation à ses événements, ventes générées), qui serviront au renouvellement.
• Anticiper le renouvellement : une date de rendez-vous quelques semaines avant l'échéance.
• Respecter la fiscalité : facturer la prestation publicitaire, et surveiller le total des recettes lucratives du club.
• Archiver la convention signée et ses annexes, retrouvables en un instant.

Pour bâtir l'offre en amont : séduire de nouveaux partenaires ; pour choisir la bonne formule : mécénat ou sponsoring.